Mesurer la performance d’un plan de formation?

09 Juillet 2018 Par PwC Academy
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(Crédit photo : PwC Academy)

Si un plan de formation se conçoit, se partage et s’applique avec l’ensemble des employés, le responsable formation doit pouvoir ensuite l’analyser, le chiffrer et en expliquer les bénéfices financiers et en nouvelles compétences. Un bon outil pour cela ? Le «dashboard »! 

Comme nous l’avons vu dans le précédent billet, le rôle du responsable formation (RF), ou CLO (Chief Learning Officer), a beaucoup évolué ces dernières années. Au point que ce poste est devenu stratégique pour l’entreprise. Car les technologies, la digitalisation, les contraintes législatives ainsi que le contenu même du travail évoluent de plus en plus vite. Il faut donc, pour atteindre les objectifs stratégiques que s’est donnés l’entreprise, pouvoir former plus souvent et de manière plus concrète l’ensemble du personnel. 

Tout cela, nous l’avons expliqué et commenté dans l’article précédent. Nous y avions d’ailleurs laissé notre responsable formation ravi, car le plan de formation qu’il avait mis en place s’est bien déroulé. Ses collègues ont suivi divers cours, tant en présentiel qu’en digital. Et les premiers retours des managers d’équipe sont encourageants. Les nouvelles compétences acquises en formation sont intégrées et utilisées sur le lieu de travail. Suite à ces formations, de nouvelles idées ont été proposées par les employés et acceptées par le management. «Good job», se dit-il !  

Puis arrive dans sa boite mail une convocation de la direction. Il est invité au prochain comité directeur à venir expliquer comment s’est déroulé ce nouveau plan de formation, ce qui a changé et surtout quels sont les résultats pour l’entreprise. Comment faire pour chiffrer ce plan, et surtout comment en mesurer les performances pour en retirer tous les bénéfices pour l’entreprise ? 

La notion d’efficience 

« Mesurer, et donc piloter les performances d’un plan de formation au sein d’une entreprise est un vrai processus, analyse Catherine Levy, spécialiste en gestion de la performance et professeur à l’université de Paris-Dauphine. De plus, la performance ne se mesure pas dans l’absolu, mais se juge par rapport à une norme. Et ces normes peuvent être un budget initial, une comparaison par rapport aux résultats des années antérieures, un benchmark par rapport à des entités similaires… » 

Pour mesurer la performance de la fonction formation, Catherine Levy relève trois incontournables. « Il faut identifier les besoins des clients internes et construire un vrai plan de formation. Ensuite, lorsqu’on veut mesurer les impacts de ce plan, il faut bien entendu lister le nombre de sessions, leur budget, mais aussi mesurer la valeur ajoutée apportée, et l’efficacité des activités. Enfin, il faut optimiser le rapport coûts/avantages, ce qu’on appelle la notion d’efficience. » 

Et pour mesurer cette efficience, rien ne vaut le recours à un bon tableau de bord («dashboard»). Mais il faut bien le concevoir. Le plus important n’est pas seulement son contenu, mais bien la lecture qu’on pourra en faire. « Pour bien mesurer la pertinence d’un plan de formation dans une entreprise, poursuit Catherine Levy, il faut suivre un certain nombre d’indicateurs, tant financiers que non financiers, comme le budget ou les KPI… Ensuite, il faut savoir opérationnaliser la performance et proposer des modalités de calculs, afin d’alimenter les tableaux de bord. » 

La magie des «dashboard» 

Afin de pouvoir aller présenter à sa direction les résultats de la stratégie de formation mise en place, notre RF va donc utiliser le tableau de bord qu’il a mis en place. Mais concrètement, que va-t-on pouvoir y trouver ? « Construire un tableau de bord est une action qui ne s’improvise pas en dernière minute, souligne Carole Houpert-Sieger, Directrice à PwC’s Academy. Deux choses sont importantes. Son contenu et son utilisation. Pour son contenu, il faut pouvoir l’alimenter avec des données chiffrées, que sont par exemple le coût total de la formation (formateurs, salaire, logistique, marketing…), mais aussi les données de l’évaluation, les gains de productivité après la session… Quant à son utilisation, il est très important que ce tableau soit très visuel, avec des données reprises en graphiques, afin de pouvoir les utiliser et les comparer très rapidement. » 

Mais quel est le meilleur tableau de bord à utiliser ? Existe-t-il un site ou un organisme où on peut se le procurer ? Ni l’un ni l’autre. Le meilleur tableau de bord est sans doute celui qu’on va construire soi-même, à l’aide d’un simple tableur type Excel. Car pour pouvoir bien l’utiliser, il faut le concevoir soi-même. Il faut que ce tableau réponde aux attentes de celui qui l’utilise.  

Le tableau de bord, qui va servir de pilote à tout le plan de formation, doit répondre aux objectifs stratégiques du responsable formation. Tiens… on reparle d’objectifs stratégiques et de formation… ça ne vous rappelle rien ? 

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