Comment optimiser votre temps  d’organisation

14 Juin 2018 Par Kinepolis Luxembourg
(Crédit photo : Kinepolis Luxembourg)

Quelle que soit la raison de l’événement (lancement de produits, assemblée générale, conférences…), son organisation vient souvent s’ajouter au travail quotidien des personnes chargées de sa réalisation. Dès lors, il convient d’apprendre rapidement à optimiser son temps, en utilisant les bons outils.

Adoptez les bons outils pour la gestion de certaines tâches!

La gestion du calendrier

Élément déterminant au bon déroulement de l’organisation de tout événement, le calendrier est le premier paramètre à considérer. Après avoir déterminé la date, il s’agit de réaliser un rétroplanning pour se donner le temps de réaliser toutes les tâches. Pour une réunion, optez pour l’outil Doodle: simple à utiliser, il permet de solliciter les invités, pour trouver une date qui rassemblera le maximum de personnes. Et pour un événement de plus grande envergure, pensez à l’outil collaboratif Tom’Planner.

La gestion des invitations

Le nombre d’invités est une donnée sur laquelle il faut pouvoir se reposer, car elle va influencer d’autres décisions (traiteur, salle…). Le site ou l’application EventBrit assure la promotion, le suivi et la billetterie de votre événement. Mais vous pouvez également choisir Dooliz, pour suivre les réponses et opérer les relances suggérées. Sans compter qu’avec son espace privé, vous pouvez échanger des informations pratiques, voire des photos.

La gestion des fonds

Pour soutenir l’organisation de l’événement, vous pouvez faire appel à une plate-forme de crowdfunding comme GoFundMe, reposant sur la générosité des donateurs. Avec l’outil Bankeez, il s’agit davantage d’un pot commun, offrant ainsi la possibilité de rassembler les fonds avant l’événement.

La gestion collaborative du projet

Enfin, pour assurer la bonne communication de l’équipe organisatrice, adoptez des solutions de gestion collaborative: Planzone (messagerie, diagramme de Gantt, calendriers partagés…) ou encore Propulse (définition des tâches avec leur état d’avancement, les priorités et l’affectation à des collaborateurs).

Optez pour une plate-forme de gestion d’événements globale!

Naturellement, vous pouvez également opter pour un outil de gestion d’événements globale – des plates-formes susceptibles de satisfaire des besoins très variés, allant de l’organisation logistique au questionnaire de satisfaction, en passant par la relation client.

Agora Event: une optimisation du temps avéré, dans la mesure où le logiciel gère les inscriptions, le transport, l’hébergement, les prestations, tout en délivrant des statistiques intéressantes aux organisateurs.

Festisoft: le logiciel assure un suivi de l’organisation de A à Z, avec la gestion des intervenants, des invités, des plannings, mais aussi la gestion des lieux et du matériel à prévoir. Cet outil offre également un système de billetterie.

Meetineo: Au-delà de son aide à l’organisation (agenda personnalisé, liste des intervenants, messagerie interne), cette application intervient aussi pendant et après la manifestation (plans interactifs, interactions pour les visiteurs…)

En quoi Kinepolis Business peut-il être un gain de temps dans l’organisation de votre événement?

La délégation des tâches est une des garanties du succès d’un rendez-vous. Il est essentiel de bien s’entourer pour le mener à bien. Spécialiste de l’événementiel, Kinepolis Business peut être présent à chaque étape, de la réflexion autour du projet, à la gestion complète le jour J.

  • La phase de réflexion

Aux prémices de votre projet, l’équipe de Kinepolis Business peut venir vous rencontrer pour en discuter. Lors de ces échanges, nous nous imprégnions de la culture de votre entreprise, pour lui apporter une réelle valeur ajoutée.

Qu’il s’agisse d’une projection privée pour célébrer un anniversaire, d’un lancement de produit ou d’un séminaire, nous étudions les différents objectifs, pour offrir des conseils pertinents en fonction de votre budget.

  • La phase d’élaboration de l’événement

Si vous nous sollicitez pour un devis, nous analysons vos besoins et envies, pour bien cerner votre demande. Nous nous réunissons pour réussir à trouver une solution sur mesure qui puisse répondre aussi bien aux exigences tarifaires qu’aux objectifs de l’événement.

Puis, nous vous soumettons notre devis détaillé: à ce stade, vous pouvez, soit nous confier – tout ou partie de – l’organisation de l’événement, soit y inclure également la gestion du jour J…

Naturellement, plus la délégation est importante, plus le gain de temps est appréciable pour la personne organisatrice, au sein de l’entreprise.

  • La phase d’organisation/logistique

Une fois validé le champ de nos interventions, l’équipe Kinepolis Business se met au travail!

Au-delà des actions directement liées au complexe (réservation de la salle appropriée, du matériel…), elle peut alors assurer la présélection des animations, et vous soumettre quelques offres traiteur.

  • La phase de gestion le jour J

Si la prestation Kinepolis Business englobe la gestion du jour J, soyez assuré(e) que tous les aléas inhérents à l’organisation d’un événement seront couverts: vous n’aurez qu’à profiter, à l’image des participants, de ce rendez-vous clé pour votre entreprise!

Retrouvez l’intégralité de Gérer son événement

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