«On-boarding»: faire une bonne première impression

28 Novembre 2017 Par Microtis
Christel Marguillard, HR Management Consultant
Christel Marguillard, HR Management Consultant.
Photo: Microtis

L’accueil des nouvelles recrues est un moment crucial. Les RH, qui ont pour mission de les rendre opérationnelles le plus rapidement possible et de faciliter leur intégration dans l’entreprise, peuvent s’appuyer sur des outils technologiques adaptés pour améliorer l’«on-boarding» des collaborateurs.

Christel Marguillard, vous êtes HR Management Consultant au sein de Microtis. En quoi le moment de l’accueil des collaborateurs au sein de l’entreprise est-il important?

Toute «première fois» marque durablement chaque mémoire. De nos premiers moments dans un nouvel environnement, on se souvient généralement de l’impression que l’on a ressentie, des personnes que l’on a rencontrées, de la manière dont tout s’est mis en place. C’est vrai pour toutes les étapes de la vie et donc aussi pour chaque premier jour que l’on passe dans une nouvelle entreprise.

Si ce moment est important pour la nouvelle recrue, il est aussi essentiel pour l’entreprise qui l’accueille. Toute organisation, si elle souhaite profiter de l’enthousiasme et de la motivation de tout nouvel employé, doit pouvoir l’accueillir dans les meilleures conditions.

Du point de vue de l’employeur, le véritable enjeu sera de faciliter l’intégration du candidat, de lui permettre de s’imprégner de la culture de l’entreprise, en veillant à ce qu’il soit opérationnel le plus rapidement possible.

En quoi les outils digitaux, aujourd’hui, permettent-ils d’améliorer cet accueil?

Pour faire de cet accueil une réussite totale, chaque responsable RH pourra s’appuyer sur des outils digitaux adaptés.

Une solution informatique bien intégrée permet notamment de formaliser le processus d’accueil dans la foulée des étapes de recrutement. Chaque nouvelle arrivée peut-être mieux planifiée, selon des procédures bien établies. L’envoi de l’invitation à la nouvelle recrue à se présenter le jour du début du contrat peut, par exemple, être automatiquement planifié. Les étapes d’édition et de signature du contrat peuvent mieux être anticipées. L’édition des documents administratifs, elle-même, peut être largement automatisée.

Au départ d’une plateforme digitale intégrée, les responsables RH pourront plus facilement rassembler l’information utile, préparer les documents, mieux envisager les aspects pratiques et logistiques liés à l’accueil de tout nouvel arrivant (autorisation d’accès, mise à disposition du matériel, préparation du poste de travail). Un outil digital pour les RH comme Gesper de Microtis permet de, facilement et automatiquement, mobiliser les équipes et les départements afin de s’assurer que tout sera prêt pour le moment de l’accueil.

Au-delà du soutien de la fonction RH, comment ces outils aident-ils les nouveaux arrivants ?

À travers son interface personnelle, la nouvelle recrue trouvera toute l’information utile en un seul point : la présentation de l’entreprise, de ses valeurs, son contrat, les procédures et règlements, les différents formulaires et procédures... La nouvelle recrue peut aussi y trouver l’annuaire de l’entreprise, sous la forme d’un trombinoscope, lui permettant de facilement mettre un nom sur chaque visage.

L’accueil pouvant être facilité par les outils digitaux, sur quels aspects les responsables RH doivent-ils se concentrer pour garantir un accueil de qualité?  

Les aspects formels ayant été bien préparés en amont, le responsable RH, le jour de l’accueil dispose de plus de temps pour évoquer d’autres éléments essentiels à l’intégration d’un candidat et qui sont parfois négligés: la culture de l’entreprise, ses valeurs, son fonctionnement. Il dispose tout simplement de plus de temps pour présenter l’entreprise au nouveau venu et répondre à toutes ses interrogations.

L’accueil, comme nous le disions, est un moment-clé. Et c’est aux ressources humaines, plus qu’au management, qu’il revient, de le rendre inoubliable. Le gestionnaire RH, détaché des enjeux managériaux propres à chaque équipe, est le mieux positionné pour faire passer les valeurs et la culture de l’entreprise, en parfaite cohérence avec les objectifs et ambitions définies par le top management.

Comment garantir la meilleure intégration des collaborateurs?

Pour chaque nouvelle recrue, un parcours d’intégration personnalisé, incluant la présentation des équipes mais aussi diverses formations, pourra être mis en place. Là encore, il pourra être plus facilement envisagé à travers des outils digitaux adaptés. Un outil comme MyGesper de Microtis donne accès à chaque nouvel employé à un agenda de formations détaillé, lui indiquant notamment date, heure, lieu et titre des formations à suivre.

En résumé, digitaliser l’«on-boarding» des collaborateurs permet aux responsables RH de réduire le temps passé à gérer les aspects administratifs, logistiques et le suivi fonctionnel. Ce temps gagné doit permettre d’établir une relation de qualité avec chaque nouvel arrivant, en privilégiant l’écoute et l’échange. C’est élément sont essentiels pour favoriser une bonne intégration. Le collaborateur comme l’entreprise ont tout à y gagner. 

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